Digitalizaci HR nebrzdí technologie. Brzdí ji firemní návyky

Firmy investují do náborových systémů, automatizace i umělé inteligence. Přesto se v mnoha organizacích poslední krok pracovního procesu stále odehrává stejně jako před deseti lety: smlouva se vytiskne, podepíše, naskenuje, pošle zpět e-mailem a následně archivuje, buďto jako scan na uložišti nebo tištěná někde v šanonu.

Paradox digitalizace HR

Právě v tom spočívá jeden z největších paradoxů současné digitalizace HR. Technologie jsou dostupné, legislativa připravená a zaměstnanci jsou zvyklí řešit online téměř vše. Přesto řada firem zůstává u papíru. Argumenty týkající se obav jsou pořád stejné: elektronické podepisování prý není právně jisté, zaměstnanci ho budou přijímat těžce a zavést nový systém bude zajisté složitý IT projekt, na který nikdo nemá čas.

Největší překážkou nejsou zákony, ale zažité postupy

Zkušenosti firem ukazují, že většina výhrad vůči elektronickým podpisům už dávno neobstojí. Legislativa s nimi výslovně počítá a zaměstnanci jsou na online procesy zvyklí z bankovnictví i běžného života. Zavedení navíc zpravidla nevyžaduje složitý IT projekt ani rozsáhlé školení. Největší překážkou tak nebývá technologie nebo zákon, ale zažité postupy. Přínosy přitom dalece přesahují úsporu papíru. Firmy zrychlují onboarding, snižují administrativní zátěž a efektivněji řídí procesy napříč pobočkami i při práci na dálku. To, co dříve zabralo několik dní, lze dnes vyřídit během několika minut.

Úspory času, které jsou vidět v praxi

Výsledky jsou navíc měřitelné. Společnost Footshop díky digitalizaci HR dokumentace ušetří každý měsíc 60 až 80 hodin práce personalistů. Organizace Czechitas spočítala, že jen díky elektronickému podepisování smluv ušetřila během jediného roku více než 400 hodin administrativní práce. Raiffeisenbank zase potvrzuje, že zaměstnanci přijali digitální podepisování velmi rychle a mezi zaměstnanci získal oblibu díky své jednoduchosti a intuitivnímu ovládání.

Digitalizace jako konkurenční výhoda

Digitalizace HR už proto není otázkou technologií. Je otázkou ochoty přehodnotit postupy, které ve firmách fungovaly roky. Organizace, které to dokážou, získávají nejen efektivnější procesy, ale také lepší zkušenost zaměstnanců a konkurenční výhodu na trhu práce.

Protože v době, kdy firmy soupeří o zaměstnance stejně intenzivně jako o zákazníky, může být právě rychlost a jednoduchost rozhodujícím faktorem. A papír se v tomto souboji stále častěji stává zbytečnou překážkou.

O společnosti DigiSign

DigiSign je český nástroj pro elektronické podepisování a digitalizaci dokumentových procesů. Ve firmách urychluje uzavírání smluv, onboarding zaměstnanců i každodenní administrativu. Mezi zákazníky patří Rohlik.cz, Raiffeisen bank, Ušetřeno.cz nebo M&M reality. Prostřednictvím DigiSignu bylo dosud podepsáno více než 5 milionů dokumentů a jejich počet dlouhodobě roste. Jen v březnu letošního roku platforma zpracovala přes 220 tisíc podpisů.